Catégorie : Non classé

Un bilan positif

La 2e journée du numérique responsable a exploré plusieurs questions sociétales liées au numérique telles que l’inclusion de genre, l’accessibilité numériques des personnes en situation de handicap et la fracture numérique. Organisée conjointement par l’Université de Genève, la HES‐SO Genève, l’IHEID et l’Etat de Genève, la 2e édition de la Journée du Numérique Responsable de Genève s’est déroulée le 6 décembre dernier. Plusieurs activités et débats ciblés étaient proposés qui ont mis en évidence le rôle central des institutions publiques pour limiter les possibles effets négatifs du numérique, que ce soit sur le plan d’ordre environnemental, social, économique ou politique et pour promouvoir un numérique responsable et inclusif.

Ouverte à toutes et à tous, cette journée a été riche en activités de sensibilisation ciblant en particulier la communauté des hautes écoles genevoises, mais également le grand public intéressé. A cette occasion, des ateliers, des jeux, des stands étaient organisés à Uni Mail et à Pulse, Incubateur des HES. L’IHEID proposait pour sa part une fresque du numérique, véritable atelier collaboratif visant à faire prendre conscience de l’impact des technologies numériques sur l’environnement. Le public était aussi invité à participer à deux tables rondes, l’une en ligne et l’autre en présentiel, rassemblant des experts, des praticiens et des décideurs afin de discuter des enjeux de l’inclusion numérique. Face aux inégalités d’accès et d’utilisation des technologies numériques dans diverses communautés, ces discussions ont mis en lumière plusieurs causes sous‐jacentes de la fracture numérique, notamment les disparités socio‐économiques, géographiques et éducatives. Plusieurs initiatives innovantes et efficaces ont été évoquées pour accroître l’accessibilité numérique, renforcer l’accès aux compétences numériques et favoriser un avenir numérique plus inclusif et équitable.

A l’occasion de l’évènement de clôture, “Panser la fracture numérique”, Mme Carole‐Anne Kast, conseillère d’Etat chargée des institutions et du numérique, a rappelé le vote sur le droit à l’intégrité numérique et annoncé l’élaboration d’une stratégie d’inclusion numérique cantonale. Mme Daniela Di Mare Appéré, directrice générale de la HES‐SO Genève, a mis en avant le rôle des hautes écoles dans la société en matière de formation, mais également leur responsabilité en tant qu’institutions utilisatrices de technologies numériques. M. Antoine Geissbühler, doyen de la faculté de médecine, a illustré les dimensions de la fracture numérique, rappelant les questions d’accès aux équipements, au réseau et aux compétences numériques.

Le succès et l’intérêt manifesté lors de cette deuxième édition ont conforté les organisateurs de l’utilité d’un tel événement qui a notamment permis de mettre en exergue les éléments suivants :

• La pertinence d’actions de sensibilisation et de pistes d’actions concrètes, individuelles et collectives, pour réduire l’impact de nos usages numériques
• La valeur de la mise en réseau des institutions académiques genevoises et de l’Etat sur le projet commun d’un numérique plus responsable
• L’importance de l’élaboration d’une réelle stratégie cantonale d’inclusion numérique, inscrite au programme de législature 2023 – 2028 du Conseil d’Etat.

Les organisateurs réfléchissent d’ores et déjà sur le thème pour l’édition 2024 qui se déroulera à l’automne.

👉 Bookings est aujourd’hui au catalogue de services HESGE avec une documentation vous permettant de vous saisir de l’outil.

Le Bureau de la Stratégie numérique propose dans son offre de service, un service de coaching à l’intention des porteur.se.s de projets d’innovation pédagogique et numérique qui souhaitent expérimenter de nouveaux services numériques.

À ce titre, la multiplicité des acteurs des parcours d’enseignement, le foisonnement d’activités entre étudiante.s. et enseignant.e.s et l’intensification de la communication numérique du fait des modalités d’enseignement distanciel ont accru le besoin de planification de rendez‐vous, tout en complexifiant cette démarche.

Nous sommes nombreux à avoir constaté la difficulté de trouver des créneaux libres dans les agendas de nos interlocuteur·rice.s au sein de l’institution, et à nous poser la question d’une solution à ce problème.

Les outils existants d’aide à la planification

Assistant de Planification

À ce jour, dans les écoles de la HES‐SO Genève, la prise de rendez‐vous en interne est facilitée par l’assistant de planification intégré à Outlook. L’assistant de planification permet de choisir un créneau en fonction des disponibles dans l’agenda des invités.

Sondage de Planification

En outre, lorsque l’agenda des personnes n’est pas accessible, notamment avec des personnes externes, il est possible d’envoyer un sondage de planification (similaire à Doodle).

Introduction de Microsoft Bookings

Cependant, pour offrir des tranches horaires librement réservables, par exemple à l’intention d’étudiant‐e‑s, ces outils ne sont pas adaptés.

Microsoft Bookings a été conçu pour gérer la réservation de clients et répond à ce besoin. Il permet de spécifier préalablement les disponibilités d’une personne ou d’un groupe de personnes. Pour les groupes de personne gérant un agenda Booking, l’outil offre différentes stratégies d’assignation de rendez‐vous.

Une page web de réservation permet aux personnes (“clients”) de prendre rendez‐vous parmi les créneaux offerts.

L’interface d’administration permet aux propriétaires de calendriers Bookings de définir des types de rendez‐vous et des détails, gérer les horaires et la disponibilité du personnel, définir les heures d’ouverture et personnaliser la façon dont les rendez‐vous sont planifiés.

Pourquoi Bookings ?

De nombreux acteurs répondent à cette problématique en proposant des solutions commerciales, telles que Calendly. La HES‐SO Genève cherche ici à offrir un service transversal. Le service Microsoft Bookings permet d’avoir une solution unifiée, intégrée aux outils actuels tels qu’Outlook et est déjà inclus dans nos licences Microsoft 365.

Service de coaching du Bureau de la Stratégie numérique

Le Bureau de la Stratégie numérique a accompagné deux cas d’expérimentations sur l’outil de planification Microsoft Bookings. Cet accompagnement permet la mise en place rapide d’un service en phase de test en respectant le contexte du Système d’Information de l’institution.

Dans le contexte de Bookings, il s’agissait de valider la pertinence de l’outil et de tester différents scénarios en amont d’une mise à disposition transversale aux HES‐SO Genève.

Coaching – HETS

Conclusion

Grâce à ces deux initiatives, le besoin d’accéder à un outil de planification de rendez‐vous a été mis en évidence, et l’opportunité d’utiliser un outil existant dans le catalogue de services numériques est apparue. Le Bureau de la Stratégie numérique, en accompagnant les tests, a pu ainsi favoriser l’ouverture de licences Microsoft Bookings pour l’intégralité des étudiante.s. et enseignant.e.s de l’institution à la rentrée 2023.

Liens

• Microsoft Bookings dans le catalogue de service HESGE
• Microsoft Bookings (page officielle)