Comment Microsoft Bookings a été testé avec l’aide du Bureau de la Stratégie numérique ?
👉 Bookings est aujourd’hui au catalogue de services HESGE avec une documentation vous permettant de vous saisir de l’outil.
Le Bureau de la Stratégie numérique propose dans son offre de service, un service de coaching à l’intention des porteur.se.s de projets d’innovation pédagogique et numérique qui souhaitent expérimenter de nouveaux services numériques.
À ce titre, la multiplicité des acteurs des parcours d’enseignement, le foisonnement d’activités entre étudiante.s. et enseignant.e.s et l’intensification de la communication numérique du fait des modalités d’enseignement distanciel ont accru le besoin de planification de rendez-vous, tout en complexifiant cette démarche.
Nous sommes nombreux à avoir constaté la difficulté de trouver des créneaux libres dans les agendas de nos interlocuteur·rice.s au sein de l’institution, et à nous poser la question d’une solution à ce problème.
Les outils existants d’aide à la planification
Assistant de Planification
À ce jour, dans les écoles de la HES-SO Genève, la prise de rendez-vous en interne est facilitée par l‘assistant de planification intégré à Outlook. L’assistant de planification permet de choisir un créneau en fonction des disponibles dans l’agenda des invités.
Sondage de Planification
En outre, lorsque l’agenda des personnes n’est pas accessible, notamment avec des personnes externes, il est possible d’envoyer un sondage de planification (similaire à Doodle).
Introduction de Microsoft Bookings
Cependant, pour offrir des tranches horaires librement réservables, par exemple à l’intention d’étudiant-e-s, ces outils ne sont pas adaptés.
Microsoft Bookings a été conçu pour gérer la réservation de clients et répond à ce besoin. Il permet de spécifier préalablement les disponibilités d’une personne ou d’un groupe de personnes. Pour les groupes de personne gérant un agenda Booking, l’outil offre différentes stratégies d’assignation de rendez-vous.
Une page web de réservation permet aux personnes (« clients ») de prendre rendez-vous parmi les créneaux offerts.
L’interface d’administration permet aux propriétaires de calendriers Bookings de définir des types de rendez-vous et des détails, gérer les horaires et la disponibilité du personnel, définir les heures d’ouverture et personnaliser la façon dont les rendez-vous sont planifiés.
Pourquoi Bookings?
De nombreux acteurs répondent à cette problématique en proposant des solutions commerciales, telles que Calendly. La HES-SO Genève cherche ici à offrir un service transversal. Le service Microsoft Bookings permet d’avoir une solution unifiée, intégrée aux outils actuels tels qu’Outlook et est déjà inclus dans nos licences Microsoft 365.
Service de coaching du Bureau de la Stratégie numérique
Le Bureau de la Stratégie numérique a accompagné deux cas d’expérimentations sur l’outil de planification Microsoft Bookings. Cet accompagnement permet la mise en place rapide d’un service en phase de test en respectant le contexte du Système d’Information de l’institution.
Dans le contexte de Bookings, il s’agissait de valider la pertinence de l’outil et de tester différents scénarios en amont d’une mise à disposition transversale aux HES-SO Genève.
Coaching – HETS
Dans le cadre de ses activités au sein de la HETS, Teuta Buzoku a dû planifier des rendez-vous avec des thérapeutes, externes à l’institution, afin de réaliser des entretiens. Sans l’usage d’un outil de planification, la mise en place de chaque rendez-vous aurait nécessité entre une et deux heures de travail, fractionnées en plusieurs petites tâches de coordination.
Dans le cadre de l’expérimentation accompagnée par le Bureau de la Stratégie, il a été possible de fixer sept rendez-vous (dont trois mobilisaient trois personnes) en utilisant Microsoft Bookings. Le temps passé pour la planification de ces rendez-vous, incluant la mise en place de l’outil, les tests de fonctionnement ainsi que la rédaction du mail explicatif a été estimée à cinq heures.
La phase de test menée par Teuta a permis de valider l’efficacité de l’outil pour ce cas d’usage, ainsi que l’accessibilité de l’outil, tant pour sa configuration que pour son utilisation.
Coaching – Pool numérique de la HEAD
Teuta Buzoku, Assistante Scientifique, HETS Genève
Le Pool numérique de la HEAD, en tant que lieu de création interdisciplinaire ouvert aux étudiante.s. et enseignant.e.s de toutes les filières, offre la possibilité à ses différents bénéficiaires de se rencontrer pour partager des connaissances.
À ce titre, l’équipe du Pool propose un soutien technique aux étudiante.s. dans leurs projets de création, ce qui nécessite la mise en place d’un système de prise de rendez-vous. Pour faciliter le parcours de planification pour les étudiants, Chloé Michel, assistante du Pool numérique a souhaité tester Microsoft Bookings, et essayer en particulier la fonctionnalité de Round Robin.
Après une phase de test hors production et une comparaison avec le fonctionnement de solutions commerciales alternatives, Chloé a validé la possibilité de mettre en place une réservation via Microsoft Bookings sur le site du Pool numérique et de documenter l’utilisation de ce service à partir de la rentrée des étudiant.e.s en octobre 2023.
Chloé Michel, Assistante du Pool Numérique, HEAD Genève
Conclusion
Grâce à ces deux initiatives, le besoin d’accéder à un outil de planification de rendez-vous a été mis en évidence, et l’opportunité d’utiliser un outil existant dans le catalogue de services numériques est apparue. Le Bureau de la Stratégie numérique, en accompagnant les tests, a pu ainsi favoriser l’ouverture de licences Microsoft Bookings pour l’intégralité des étudiante.s. et enseignant.e.s de l’institution à la rentrée 2023.
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Auteur :
Le bureau de la stratégie numérique
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